Juist! I-shi-ka-wa!
Deze Japanse term heeft mij al veel vreugdemomentjes bezorgd! De naam komt uit de Lean-wereld (waarin je altijd zoekt naar kleine verbeteringen in je proces of hoe je thuis georganiseerd bent) en wordt ook wel ‘visgraatdiagram’ genoemd. Dit is een gemakkelijke, heel toegankelijke manier om de oorzaken van een probleem gestructureerd aan te pakken. Of je nu met de handen in het haar zit in je job, of thuis de koe bij de horens wil vatten, dan gebruik je ‘de vis’, want deze doet je in gesprek gaan én is plezant om uit te voeren! Als Lean-coach heb ik in het verleden meerdere teams kunnen helpen via deze tool.
Wil je het beste resultaat? Betrek dan alle partijen die een meerwaarde kunnen hebben in deze oorzaakanalyse en zorg dat het ‘probleem’ dat jullie aanpakken duidelijk is voor iedere deelnemer voordat je start.
Graag leid ik je in 10 stappen naar een succesvolle Ishikawa!
Stap 1: Bepaal wat het exacte probleem is dat je wil oplossen
Dit lijkt evident, maar niets blijkt minder waar als je eraan begint. Daag jezelf uit om het probleem zo concreet maar beknopt mogelijk te omschrijven, zodat jij en andere betrokkenen 3 maanden later nog steeds weten wat je ermee bedoelde. Check bij een collega of huisgenoot of hij/zij begrijpt waar je het over hebt. Dan weet je meteen of het helder is.
Stap 2: Maak een lijst van deelnemers
Vraag je af wie er allemaal betrokken moet worden bij de oorzaakanalyse, zodat je zeker bent dat àlle mogelijke oorzaken naar boven komen. Je zou verschieten van wat iemand anders, die er schijnbaar niets van kent, kan inbrengen!
Stap 3: Bereid je deelnemers voor
Naast de praktische zaken, zoals een datum, uur en locatie, is het best dat je je deelnemers op voorhand al even informeert over de bedoeling van jullie samenkomst. Laat hen weten dat je graag een oorzaakanalyse (de term Ishikawa kan je best nog niet noemen als je wil dat ze opdagen) wil doen en hun input als meerwaarde aan de de oefening ziet. Geef al mee over welk ‘probleem’ het concreet gaat.
Stap 4: Bereid jezelf voor
Je weet concreet over welk ‘probleem’ je je workshop organiseert, je kent je deelnemers en de datum, het uur en de locatie. Dan wordt het tijd om je materiaal bij elkaar te zoeken. Wat heb je nodig? Een grote bruine (of witte) rol papier, post-its, stiften, ronde stickers, plakband en schaar. Check ook even of je in de zaal iets tegen een muur kan plakken. Zo eenvoudig is het!
Stap 5: D-day! Ik ben er klaar voor!
Het is zover: jij zorgt dat je minstens een half uurtje eerder op de afgesproken locatie bent. Je zet tafels en stoelen aan de kant zodat iedereen straks aan 1 muur kan samenkomen. Vervolgens hang je een stuk van je bruine rol papier tegen de wand (min. 2 meter breedte). Op dit bruine papier teken je een visgraat met 6 graten en helemaal aan de rechterkant van je blad (aan het einde van de visgraat) noteer je in een zelfgetekend vak ‘het probleem’ waarvoor jullie vandaag de oorzaken willen benoemen. De 6 graten vormen telkens een categorie waaraan je straks je oorzaken toewijst. Je maakt er als het ware clusters van. Bijvoorbeeld ‘Mens’ als het iets te maken heeft met menselijke aspecten, of ‘Machine/systeem’ als het iets te maken heeft met een computerprogramma. In je thuissituatie kan je creatief omspringen met die categorieën. Tenslotte leg je post-its en een stift klaar voor iedere deelnemer. En dan maar hopen dat iedereen (op tijd en enthousiast) opdaagt. Ik kan jullie geruststellen: de goesting is meestal minimaal bij het begin van de workshop, terwijl men achteraf toegeeft dat dit toch wel een zeer zinvolle oefening was.
Stap 6: D-day! Vergeet de introductie niet!
Iedereen is komen opdagen, dus je kan starten. Geef even de context mee waarin jullie zitten, zeg duidelijk wat het doel van deze workshop is, welke rol jij hebt en welke rol je deelnemers hebben, en geef mee hoe jullie het gaan aanpakken (best in 3 grote stappen). Hebben ze nog vragen? Geef hen dan nu de kans om die te stellen. Op die manier creëer je openheid om straks voluit voor de oefening te gaan. Ga ervan uit dat je zelf 5 minuten nodig hebt om je introductie te doen, en 5 à 10 minuten incalculeert voor vragen, afhankelijk van de grootte van de groep.
Stap 7: D-day! Individuele reflectie
3, 2, 1… GO! Geef hen een eerste, individuele opdracht waarmee ze 10 minuten aan de slag gaan. Je deelnemers mogen zich helemaal laten gaan en per post-it een oorzaak noteren waarvan zij vinden dat die ‘het probleem’ mee veroorzaakt. Hier zit geen maximum aantal op, laat hen lekker eerlijk en authentiek brainstormen. Er is geen goed of fout.
Stap 8: D-day! Inzichten delen
Roep iedereen samen aan de muur waartegen je visgraat hangt. De bedoeling is nu dat iedere deelnemer de inhoud van zijn/haar post-its deelt zodat jullie de post-its kunnen clusteren per categorie. De meeste deelnemers vinden dit spannend en zullen zich misschien niet meteen open en kwetsbaar opstellen. Daar is dus een belangrijke rol weggelegd voor jou als facilitator. Neem een open, nieuwsgierige houding aan en luister goed (en zonder oordeel) naar wat je deelnemers vertellen. Zorg er altijd voor dat iedereen goed begrepen heeft wat de mogelijke oorzaak is. Dit doe je door vragen te stellen en de oorzaak concreet te maken. En door te checken of je die oorzaak kan afronden en of deze duidelijk is.
Als het goed is heb je na 30 à 45 minuten (afhankelijk van de grootte van de groep) je visgraat gevuld en hebben jullie een overzicht van alle mogelijke oorzaken van ‘het probleem’.
Stap 9: D-day! En nu? Stemmen maar!
Nu sta je daar met je oorzaken, en je probleem is nog steeds niet opgelost. Geen nood! Daarvoor hebben we onze ronde stickers nodig (of je laat hen stemmen door streepjes te zetten bij gebrek aan ronde stickers). Geef iedere deelnemer 3 stickers. Vraag hen om deze stickers te plakken bij de oorzaken waarvan zij vinden dat die het eerst aangepakt moeten (en kunnen) worden. Ongetwijfeld hangen er oorzaken bij die buiten de invloedssfeer van de groep liggen; op deze mag men ook stemmen op voorwaarde dat je er een actie aan kan koppelen om verbetering te creëren. Deelnemers mogen de 3 stickers bij 1 oorzaak plakken, of ze verdelen. Geef hen zeker niet langer dan 5 minuten om dit te doen want dan gaan ze twijfelen en kom je er niet.
Stap 10: Next? Actie!
We kennen de meeste oorzaken en we weten door de stemming welke oorzaken volgens de groep eerst aangepakt moeten worden. Filter de top 5 van de stemmen eruit en bepaal een duidelijke actie per oorzaak, koppel er een naam aan die de actie neemt, en spreek een deadline af. Op deze manier zetten jullie kleine, haalbare stapjes in de goede richting!
En opnieuw is dit een manier om met elkaar in gesprek te gaan, begrip te krijgen voor elkaars standpunten omtrent een bepaald issue, en dus ook een verbinding te maken die leidt tot een betere samenwerking. Op het werk of thuis. Het proberen waard!
